06 Dec 2025 17:18
0 kommentarer
Jeg har gennem årene arrangeret et hav af forskellige meet-ups, konferencer m.m. og jeg har sikkert lavet alle fejlene. Den største fejl var helt sikkert at tænke »hvor svært kan det være?«
Men det var også grunden til at jeg bare gjorde det... og det er jo egentligt ikke svært, men derfor er der alligevel et par tricks, som man lærer hen ad vejen. De tricks, vil jeg dele med dig her.
Det er sådan en slags "tag hvad du kan bruge". Noget synes du nok, er tåbeligt. Noget er kun relevant, hvis du skal arrangere det mere end én gang. Til gengæld er det gratis. Så lad os komme i gang.
Afholder du en begivenhed hvert år, så hold øje med, hvornår du sælger billetterne. Lad os sige, du skal holde noget 1. oktober. Du sætter billetterne til salg 1. marts.
Du vil selvfølgelig gerne have solgt alle billetter. Men sørg for at notere dig, hvor mange billetter, der er solgt 1. marts, hvor mange, der er solgt 15. marts, hvor mange, der er solgt 1. april etc.
På den måde kan du have mere ro i maven det efterfølgende år (eller mindre ro i maven, hvis billetsalget går skidt). Så kan du nemlig sige "Jeg er 10% over sidste år ved samme tid" (ja aller det modsatte eller noget). Det kan også være en god idé at notere, hvornår du lukker for early bird prisen.
At kende det kronologiske salg kan give dig ro i maven eller give dig et tegn om, at du skal intensivere markedsføringen.
Er dit arrangement et mindre arrangement (under 40 eller der omkring) eller ét, hvor du kender deltagerne, så have en deltagerliste printet ud. Så kan du sidde og notere, hvem der er kommet i tilfælde af at du vil vente på de sidste eller gå i gang, når alle er kommet.
Personligt synes jeg, det har været rart at kunne sige "vi er her alle sammen – lad os komme i gang".
Der er både vegetarer, pescetarer, folk med skaldyrsallergi, laktoseintolerante og glutenallergikere. Spørg ind til det allerede ved tilmelding, så du ikke skal sende endnu en mail med "har du nogen specielle ting i forhold til kosten". Få det noteret ved tilmeldingen.
Har du mange deltagere, så kan du bruge AI til at summere op, hvor mange vegetarer, veganere etc. du har. Bare upload en CSV fil til dit foretrukne AI og få en opsummering, som du kan aflevere til konferencestedet.
Det her tip kræver is i maven. Men du skal regne med, at der er en aflysning pr. hver 40.-50. deltager. Det betyder, at du kan bestille for få kuverter på konferencestedet. Skulle det vise sig, at alle rent faktisk dukker op, så kan du altid bestille to kuverter ekstra. Men du kan ikke altid afbestille to kuverter (som regel skal de afbestilles 30 dage i forvejen).
Det er selvfølgelig risikabelt, hvis du bestiller noget med overnatning. Der kan du risikere, der ikke er flere værelser og så er du på den. Vil ikke anbefale at gøre det med overnatninger. Men med maden kan man med fordel gøre det.
Navneskilte deler vandene. Nogle vil ikke have dem med nål i (det vil jeg også undgå). Nogle gider ikke gå og skilte med deres navn. Der er mange religioner, når det kommer til navneskilte.
For din egen skyld, så prøv at være i god tid med dem. Dagene op til start, har du rigeligt at lave. Men det giver dig det problem, at folk ikke kan tilmelde sig i sidste øjeblik. Og det har du nogle gange brug for, da du evt. har 10 billetter tilbage eller nogle sælger deres billet til en anden. Navneskilte er bare noget bøvl.
Jeg foretrækker den her keyhanger, hvor man har navneskiltet i en plastiklomme. Så kan man på bagsiden have programmet for dagen. Det er gode service for dine deltagere. Og her kommer så næste problem: Nogle konferencer har flere spor, så deres deltagere har forskellige programmer for dagen.
-Jeps... den her er svær. Du må sætte dig ned og lave en plan for den og på selve dagen, så sørg for at have nogle blanke navneskilte til de, der køber i sidste øjeblik. Og husk også at have navneskilte til oplægsholderne.
Alfa og omega for din konference er hvor, du holder det. Jeg har personligt et princip om, at jeg vil have set stedet først. Jeg har én gang holdt et kursus et sted, jeg ikke havde set og forholdene var elendige og langt fra som vist på billederne. Derfor tager jeg altid ud og ser det.
Nogle af de ting, jeg lægger vægt på, er at der er kaffe nok og wifi er stabilt. Det med kaffen understreger jeg altid, når jeg booker det. Er der kaffe er folk næsten altid glade.
Jeg er ret glad for Comwell Kellers Park ved Børkop. Her er nogle af grundene:
Ellers er jeg glad for at holde det i Middelfart. Det er vitterligt midt i Danmark og der er også omkring 8-9 konferencesteder i byen. Kan virkeligt godt lide Hindsgavl Slot til det.
Der er stadig et hav af forskellige udgange til en projektor. VGA, HDMI, mini-HDMI m.m.
De fleste konferencesteder i dag har adaptere klar til jer, men spørg lige ind til det, så du er sikker på, at der er styr på det.
Tro det eller ej: Nogle deltagere glemmer, de har tilmeldt sig.
Så jeg synes, du skal maile folk sådan 3-6 dage inden arrangementet. Her bør du inkludere:
Det kommer til at spare dig for mange spørgsmål.
Det her er endnu vigtigere... Jeg har oplevet, at oplægsholdere har glemt det. Det er virkeligt stressende. Så en uge inden arrangementet, bør du også maile oplægsholderne. Bare sådan "jeg glæder mig til at se dig" og så hvornår de skal på og evt. hvornår de kan gå i gang med at stille op. Det kan også anbefales, at du skriver, hvor pågældende skal henvende sig, når han/hun ankommer.
Er ked af det, men jeg kan ikke rigtigt byde ind med noget klogt her. Det afhænger jo ofte af, om brugerne skal vælge spor samtidigt. Og så bliver det endnu værre for nogle firmaer skal bestille for flere brugere, men personen, der bestiller, skal ikke vælge spor for de andre deltagere. Et sandt helvede.
Jeg ved, at mange i Danmark bruger NemTilmeld til det. Så det kan være oplagt at kigge på det.
Sørg for at vælge et hashtag til din konference. Ib Potter, der arrangerer MarketingCamp er god til at få brugerne til at promovere det. Det betyder, at når MarketingCamp bliver afholdt, så vælter det med billeder og posts på LinkedIn med hans hashtag. Det er virkeligt stærkt gået og god markedsføring.
Jeg mener, han udlodder en præmie til nogle af de bedste posts og det motiverer folk til at få delt et billede fra konferencen.
Har du et evalueringsskema, du skal have sendt ud, så sørg for at have lavet det og gjort mailen klar til deltagerne. Når dit arrangement er ovre, er du totalt udmattet og har slet ikke overskud til at lave hverken evalueringsskema eller mail. Så hav den klar, inden dit arrangement starter.
Der er 100 andre ting, du skal have styr på og tage højde for. Jeg håber dog, at nogle af de her tips kan være en hjælp for dig, der skal i gang med at lave et arrangement, meet-up eller en konference.
Brug dit eget navn - ikke sådan noget "billig arganolie" eller "mobilt bredbånd"